Arquivologia
Arquivo: documentos produzidos e recebidos,
naturalmente, em decorrência de suas atividades específicas. Reúnem documentos
produzidos para fins administrativos, jurídicos e legais. Tem significado
polissêmico:
·
1º
- Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade no decorrer
de suas funções;
·
2º - Móvel destinado à guarda desses
documentos (armário, estante, etc);
·
3º - Edifício, ou parte dele (sala, andar)
destinado à guarda de documentos;
·
4º - Unidade administrativa, prevista em
organograma institucional, com a responsabilidade de gerenciar e guardar documentos
(setor de arquivo, divisão de arquivo, etc).
Segundo
a Lei nº 8.159/91, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos
e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas,
em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física,
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Inspirados
no clássico autor Schellenberg, os manuais de
Arquivologia
costumam definir os procedimentos da área comparando-os aos praticados pelas
demais instituições de custódia de documentos. Nessa linha de abordagem, é
possível afirmar que os arquivos, ao contrário das bibliotecas, reúnem
documentos desprovidos de autonomia.
Documento: registra a informação que foi
desenvolvida em atividade. No estado verbal a informação não se constitui de um
instrumento confiável. A função para a qual o documento é criado determina seu
uso e o destino de seu armazenamento.
Não
basta que seja documento para pertencer ao arquivo. Para que um documento possa
compor um arquivo, ainda é necessário outro elemento: que tenha sido resultado,
consequência de uma ação referente à atividade da instituição. É o que preceitua
a Lei nº 8.159/91 (Lei dos Arquivos): “Consideram-se arquivos os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, EM DECORRÊNCIA DE
SUAS ATIVIDADES”. Ainda, além de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo
deve ser capaz de provar testemunhar que a referida atividade realmente
aconteceu.
Documento
é toda informação registrada em um suporte material que pode ser consultada para
fins de estudo e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos e pensamentos da humanidade
nas diferentes épocas e nos diversos lugares (CESPE).
Arquivos
públicos: reúnem
documentos que comprovam as atividades desenvolvidas por diferentes organismos
estatais ao longo do tempo. O arquivo público pode realizar atividades culturais, tais como palestras, debates,
lançamentos de obras, exposição de documentos, comentários sobre conjuntos de
documentos no próprio arquivo ou em meios de comunicação de massa e visitas
exclusivas.
Classificação
quanto às agências criadoras/entidades mantenedoras:
a) Públicos: esferas federal, estadual, distrital
e municipal do Poder Executivo, Legislativo e Judiciário.
b) Privados: institucionais, comerciais e
pessoais. Com exceção de empresas privadas que prestam serviço público e
documento que o Estado manifeste interesse público. Exemplo: arquivo de
instituições eclesiásticas.
Cada esfera é responsável pelo seu arquivamento: Município/Arquivo
municipal, DF/Arquivo distrital, Estado/Arquivo Estadual e União (Federal)/Arquivo
Nacional.
Art.
18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos
e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso
aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional
de arquivos.
Estrutura
Organizacional do Arquivo pode ser:
a) Centralizada:
b) Descentralizada:
Quanto
à natureza do documento:
a) Arquivos especiais: vincula-se ao aspecto físico do
documento, como por exemplo, fotografia, fita, microfilmagens. São aqueles que
fogem do padrão “papel”.
b) Arquivos especializados: são documentos que refletem a
experiência de quem os produziu, como por exemplo, uma planta residencial.
Classificação
quanto à extensão de atuação:
·
Os
arquivos setoriais são aqueles que estão localizados próximos aos seus produtores.
Esse arquivo guarda os documentos próximos aos interessados diretos para facilitar
e agilizar a sua localização e utilização. Encontram-se principalmente em empresas,
órgãos e entidades de grande porte, ou de estrutura administrativa complexa (vários
departamentos, várias filiais, etc). Por exemplo: o arquivo de uma rede de
supermercados pode ser separado por filial, por setor de atuação (Depto. Financeiro,
de RH, Compras, etc).
·
Os
arquivos centrais ou gerais são aqueles que guardam todos os documentos de
uma entidade em um só lugar. É utilizado principalmente por empresas e órgãos de
médio e pequeno porte, ou por instituições de estrutura administrativa simples (poucos
departamentos, poucos órgãos, apenas um local para instalações físicas, etc). Por
exemplo: o arquivo de uma empresa que funcione em apenas um edifício, um órgão pequeno,
um consultório medico, etc. É importante ressaltar que esta classificação se
aplica somente aos arquivos correntes! Somente estes podem ser divididos em
setorial ou geral.
Função
básica do arquivo: tornar
disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. À
medida que os documentos perdem sua função serão descartados, não precisam ser
mantidos eternamente.
-
Naturalidade: característica do documento de arquivo que indica que ele foi
acumulado espontaneamente no correr das atividades da entidade, e não, colecionado
deliberadamente em razão de interesses específicos. A formação artificial,
que não ocorre em “arquivo”, é aquela em que é opcional ou não a formação do
acervo.
Teoria
das 3 idades – ciclo de vida dos documentos:
(CESPE/ABIN/Oficial
Técnico de Inteligência-Arquivista/2009) A teoria das três idades, também conhecida
como ciclo vital dos documentos, ganhou expressão a partir da explosão documental
pós-Segunda Guerra Mundial, quando os norte-americanos e canadenses passaram a aplicar
a gestão de documentos nas várias fases dos documentos, a fim de racionalizar sua
produção e destinação.
a) Corrente/ativo/movimento/ primeira
idade: documentos
frequentemente consultados, devem estar fisicamente próximos de quem os está
utilizando.
b) Intermediário/semiativo/
limbo/purgatório/segunda idade: o documento ainda tem uso administrativo. Não é aberto ao
público em geral.
c) Permanente/inativo/custódia/terceira
idade: já perdeu o
uso administrativo, mas ainda possui algum potencial, informativo, probatório
ou histórico. Quando o documento perdeu o uso administrativo ou ele será
permanente ou será descartado. Documentos
permanentes não podem ser descartados em nenhuma hipótese, pois são
imprescritíveis e inalienáveis.
A Tabela
de Temporalidade será elaborada por uma Comissão chamada de Comissão Permanente
de Avaliação de Documentos ou Comissão de Análise de documentos e será aprovada
por autoridade do órgão para que possa ser aplicada na instituição. Cada instituição
criará a sua tabela, que deverá contemplar o conjunto de documentos existentes na
mesma.
Valoração
dos documentos:
·
Valor administrativo: O valor administrativo, também chamado
de primário, refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento
da instituição. É o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce
com um objetivo administrativo) e por isso está presente em todo documento quando
de sua criação. É um valor temporário,
ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existência, perderá seu valor
administrativo, quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do
mesmo para o funcionamento da instituição. Este valor também é chamado, por alguns
autores, de valor funcional, em
virtude de suas características.
·
Valor histórico: O valor histórico, também chamado de
secundário, refere-se à possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes
daqueles para os quais foram originariamente criados, quando passa a ser considerado
fonte de pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração. O
documento, após perder seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor
histórico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento
jamais o perderá.
No arquivo histórico, elabora-se um quadro que mostra um esquema
do(s) arranjo(s) estabelecido(s) para o acervo, independentemente de quantos fundos
existam e de que método tenha sido selecionado para o arranjo dos documentos.
à atividade arquivística
que define séries documentais, como subdivisões de fundos documentais é
denominada arranjo.
Informações
mais que importantes:
1) Todo documento será criado na fase corrente;
2) A fase corrente será composta pelos arquivos setoriais, localizados
nos próprios setores que produzem os documentos, e pelo arquivo central, também
chamado de arquivo geral, que estará localizado próximo aos setores;
3) Após cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos poderão,
de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituição, serem eliminados,
transferidos (para a fase intermediária) ou recolhidos (para a fase
permanente);
4) Após cumprir seu prazo na fase intermediária, os documentos
poderão, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituição, serem eliminados
ou recolhidos (para a fase permanente);
5) Os documentos históricos serão recolhidos à fase
permanente, onde jamais serão eliminados;
6) A eliminação poderá ocorrer em duas das três fases do
ciclo vital (corrente ou intermediária) e nunca na terceira (permanente);
Características:
a) Suporte: material sobre o qual as informações
são registradas, como por exemplo: acelato, papel, disco magnético, fita
magnética, disco óptico, filme etc. Alguns suportes arquivísticos não são mais
usados como argila, pedra, papiro, etc.
b)
Formato:
configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi
confeccionado, como por exemplo: cartaz, livro, planta, folhas avulsas. OBS.: pode-se ter o mesmo suporte “papel”, mas
com formato diferente.
c) Forma: estágio de preparação e de
transmissão de documentos, como por exemplo: rascunho ou minuta, original e
cópia. O fato de ser manuscrito não torna o documento rascunho.
d) Gênero: configuração que assume o documento
de acordo com o sistema de signos
utilizado na comunicação de seu conteúdo, como por exemplo: audiovisual,
fonográfico, iconográfico, textual, informático, etc.
e) Espécie: configuração que assume um
documento de acordo com a disposição e a natureza das informações contidas,
como exemplo: boletim, certidão, relatório, ata, contrato, decreto-lei.
f)
Tipo: configuração que assume uma espécie documental, de
acordo com a atividade
que a gerou, como por exemplo: boletim metereológico, boletim escolar, boletim
médico, contrato de prestação de serviço, contrato de locação. O tipo documental é uma característica que vai além da questão meramente
física ou externa. Ele revela tanto o conteúdo como sua estruturação no
documento e é resultado da ação representada.
OBS.: O manuscrito é técnica de registro.
Natureza
do assunto:
a) Ostensivos/ ordinários: documentos cuja divulgação não
prejudica a Administração.
b) Sigilosos: documentos que devem ser de
conhecimento restrito, e requerem medidas especiais de salvaguardar sua
custódia e divulgação. Graus de sigilo ultrassecreto (U),
secreto (S) ou reservado (R), com as iniciais na cor vermelha, quando possível.
·
A
classificação de ultra-secreto é dada
aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurança e cujo teor ou características
só devam ser do conhecimento de pessoas intimamente
ligadas ao seu estudo ou manuseio. Aqueles
da política governamental de alto nível e segredos de Estado.
·
Consideram-se
secretos os referentes a planos, programas
e medidas governamentais; os assuntos extraídos de matéria ultra-secreta que, sem
comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitam de maior
difusão, tais como: planos ou detalhes de operações militares; planos ou
detalhes de operações econômicas ou financeiras; aperfeiçoamento em técnicas ou
materiais já existentes; dados de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos,
econômicos, psicossociais e militares de países estrangeiros e meios de processos
pelos quais foram obtidos; materiais criptográficos importantes que não tenham
recebido classificação inferior.
·
A classificação de confidencial é dada aos assuntos que, embora não requeiram alto grau
de segurança, seu conhecimento por pessoa não-autorizada pode ser prejudicial a
um indivíduo ou criar embaraços administrativos. São assuntos, em geral, classificados
como confidenciais os referentes a pessoal, material, finanças e outros cujo sigilo
deva ser mantido por interesse das partes.
·
Reservados são os assuntos que não devam ser do conhecimento
do público, em geral. Recebem essa classificação, entre outros, partes de
planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execução; cartas, fotografias
aéreas e negativos que indiquem instalações importantes.
Quanto
ao gênero do documento:
a) Textuais: são os documentos manuscritos,
datilografados/digitados ou impressos;
b) Cartográficos: são os documentos em formatos e
dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de
engenharia.
c) Iconográficos: são os documentos em
suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas.
d) Filmográficos: são os documentos em películas
cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (types), conjugadas ou não a
trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em
movimento.
e) Sonoros: são os documentos com dimensões e
rotações variáveis, contendo registros fonográficos.
f)
Micrográficos:
são os documentos em suporte fílmico resultante da microrreprodução de imagens,
mediante utilização de técnicas específicas.
g) Informáticos: são os documentos produzidos,
tratados e armazenados em computador.
Princípios
Arquivísticos:
a) Organicidade: relação natural entre documentos de
um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora. Refletem o funcionamento da atividade da
entidade que o produziu.
A qualidade chamada organicidade refere-se ao relacionamento
estreito, à interdependência existente entre os documentos de um arquivo, em
decorrência das atividades da entidade produtora, ou seja, do contexto de
produção.
b)
Proveniência:
princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma
entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras
entidades produtoras. O conceito de fundo de arquivo é resultado do princípio da proveniência, alguns autores usam os dois
como sinônimos. O fundo arquivístico pode ser aberto ou fechado, se aberto
quando a instituição está em funcionamento, se fechado quando a instituição não
está mais em funcionamento. O fundo de arquivo não está completo até que esteja
encerrado.
Segundo o princípio da proveniência cada documento deve ser
identificado na relação com seu produtor, de forma que arquivos originários de
diferentes instituições ou pessoas devem manter a respectiva individualidade, não
podendo ser mesclados.
c)
Fundo:
conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a arquivo.
(DPF/2009 – Cespe/UnB) O princípio de respeito aos fundos é
fundamental para a ordenação dos acervos arquivísticos de terceira idade,
o que torna evidente que a estrutura e o funcionamento da administração são os
elementos que guiam o arranjo dos documentos.
d) Unicidade: os documentos são únicos em
decorrência de sua produção. Único em função de seu contexto de origem, a
despeito de forma, espécie ou tipo.
e) Pertinência: princípio segundo o qual os
documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a
proveniência e a classificação original. Também é chamado de princípio
temático.
f)
Ordem original:
princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela
entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu. Não se pode alterar o
ordem em que os documentos foram recebidos.
g)
Integridade: Integridade arquivística é atributo segundo o qual um fundo deve se
conservar indivisível e coeso.
Gestão
documental: atividade que se preocupa com toda a documentação da empresa
(da produção à destinação final – guarda permanente ou descarte). Está presente
na legislação brasileira, abordada legalmente por lei.
De acordo com a legislação Brasileira, gestão de documentos
é o conjunto de procedimentos ligados à produção, tramitação, avaliação e
arquivamento de documentos, nas duas primeiras fases do ciclo vital.
Fases
da Gestão de documentos:
a) Produção: decisão em torno da elaboração dos
documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor.
b) Utilização: inclui as atividades de protocolo,
expedição, organização e arquivamento de documentos em fase intermediária, bem
como a elaboração de normas de acesso à documentação e à recuperação da
informação.
c) Destinação: análise e avaliação dos documentos
acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda,
determinando quais serão objeto de arquivamento permanente ou descarte.
Temporalidade
dos documentos:
a)
Avaliação dos documentos: identificar os valores dos documentos e definir prazos de
guarda desses documentos. São dois os valores: a) primário ou imediato: relacionado ao uso administrativo do
documento, possui relação direta com o arquivo corrente e intermediário. b) valor secundário ou mediato: atribui-se
apenas ao arquivo permanente, não incluindo-se aqui o descarte.
OBS.: A tabela de temporalidade de
documentos baseia-se na lei em vigor.
OBS.: A passagem de
um documento do arquivo corrente ao intermediário é transferência e para o arquivo permanente é o recolhimento.
Na
tabela de temporalidade, a permanência dos documentos no arquivo corrente e no
arquivo intermediário é conhecida como prazo de retenção.
Prazos
dos documentos:
a)
Prazo de vigência - Em uma tabela de temporalidade é
importante indicar prazos de vigência, isto é, qualidade pela qual permanecem efetivos
e válidos os encargos e disposições contidos nos documentos.
b) Prazo de prescrição
c) Prazo de precaução
OBS.: O documento digitalizado não tem
valor probatório, apenas o valor informativo.
Diagnóstico
em arquivos: é a coleta e análise de informações básicas acerca de um
arquivo, tais como quantidade de documentos, localização, estado físico,
condições de armazenamento, entre outras, que é frequentemente realizado com a
finalidade de planejar e implantar sistemas arquivísticos.
Tipos
de arquivamento:
·
Horizontal
– os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas,
estantes ou escaninhos. É amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem
como nos arquivos permanentes. Seu uso é, desaconselhável nos arquivos
correntes, uma vez que para se consultar qualquer documentos é necessário retirar
os que se encontram sobre ele, o que dificulta a localização da informação.
·
Vertical – os documentos ou fichas são
dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem necessidade
de manipular ou remover outros documentos ou fichas.
Métodos
de Arquivamento:
·
classe
dos básicos quatro métodos: alfabético, numérico, geográfico e ideográfico.
·
classe
dos padronizados pertencem outros cinco métodos: variadex, automático, soundex,
mnemônico e rôneo.
Numérico à O número é dividido em grupos de dois
algarismos, e a leitura é feita da direita para a esquerda. Ex: Circular n° 256.741
(método numérico simples). O número de arquivamento será: 25-67-41
·
41 – grupo primário ou inicial, indicando a gaveta
·
67 – grupo secundário, indicando a guia
·
25 – grupo terciário, atribuído ao documento na guia (posição).
Dica de prova: em uma prova, devemos priorizar o grupo
primário. Ordenando do menor para o maior. Caso este se repita, observamos o
grupo secundário e também ordenamos do menor para o maior. Se também for repetido,
devemos observar o grupo terciário e repetir o procedimento.
Plano
de Classificação: esquema elaborado a partir do estudo
das estruturas e funções da instituição e análise do arquivo por ela produzido,
pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com métodos de
arquivamento específicos. Expressão geralmente adotada em arquivos Correntes.
Pode seguir dois critérios: a) funcional: tem por eixo as funções desempenhadas pela entidade
produtora do arquivo. b) estrutural: tem por eixo a estrutura administrativa
da entidade produtora do arquivo.
OBS.: Um plano de classificação deve ser
simples, flexível e expansível.
Ordenação: tem como objetivo básico facilitar e
agilizar a consulta aos documentos, pois, mesmo no que se refere a uma mesma
atividade, é em relação a um mesmo tipo documental os documentos atingem um
volume significativo. É realizada com base nos elementos informativos contidos
nos documentos.
a) Arranjo: sequência de operações intelectuais
e físicas que visam a organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de
acordo com um plano ou quadro previamente estabelecidos.
b) Notação: código
de identificação que permite a ordenação ou localização das unidades de
arquivamento. Também chamado de cota. Se em vigor e formulado de acordo
com a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística, equivale a código de
referência.
c) Guia-fora: indicador colocado no lugar de uma
unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção
temporária. Também chamado fantasma ou ficha-fastama.
Quadro
de arranjo: esquema estabelecido para arranjo de documentos de um
arquivo, a partir do estudo das estruturas, funções ou atividades do gerador e
da análise do acervo. Expressão adotada em arquivos permanentes. Não confundir com arranjo. O método funcional de
arranjo se baseia especialmente nas atividades da entidade produtiva, já o
método estrutural se baseia na estrutura organizacional.
Instrumentos
de pesquisa:
a) Guia: instrumento de pesquisa que oferece informações gerais sobre fundos e coleções existentes em um ou mais arquivos. É
uma visão geral do arquivo.
b) Inventário: instrumento de pesquisa que
descreve, sumária ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou
parte dele, cuja apresentação poderá refletir ou não a disposição física dos
documentos. Como instrumento de pesquisa, o inventário toma por
unidade de descrição a série documental.
c) Catálogo: instrumento de pesquisa organizado
segundo critérios temáticos, cronológicos, onomásticos ou toponímicos,
reunindo a descrição individualizada
de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumária ou analítica. Diferencia-se
do índice porque no catálogo há a
descrição pormenorizada dos documentos e no índice há apenas a relação dos documentos.
d) Repertório: instrumento de pesquisa no qual são
descritos pormenorizadamente documentos, pertencentes a um ou mais fundos e/ou
coleções, selecionados segundo critérios previamente definidos.
Administração
e Organização De Arquivos Correntes
a)
Protocolo – que inclui como setores de
recebimento e classificação: Recebimento e Classificação - Receber, separar e distribuir
as correspondências oficiais das particulares; Apor carimbo de protocolo –
numerador/datador, sempre que possível, no canto superior direito do documento;
anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de
assunto, se for o caso; elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo;
encaminhar os papéis ao setor de registro e movimentação etc.; Registro e
Movimentação - Preparar ficha de protocolo, em duas vias anotando: número de
protocolo, data de entrada, procedência, espécie, número e data do documento, código
e resumo do assunto, primeira distribuição; anexar a segunda via da ficha ao documento
encaminhando-o ao seu destinatário; arquivar as fichas do protocolo em ordem numérica;
encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de
autoridade competente; etc.
(CESPE/POLÍCIA
FEDERAL/ESCRIVÃO/2009) O protocolo é a porta de entrada e de saída dos
documentos de uma instituição e, por suas características, faz parte das
atividades dos arquivos correntes.
à Questão de Prova - Protocolo: pode ser tratado tanto como setor ou
atividade. É característica do arquivo corrente. Serviço encarregado do
recebimento, registro, classificação, distribuição; controle de tramitação e
expedição de documentos e autuação. É o único responsável pela abertura de
processos.
Tramitação: atividade típica do protocolo, é o
curso do documento desde sua produção ou recepção até o cumprimento de sua
função administrativa.
b) Expedição –como rotina receber
a correspondência enviada do protocolo; verificar se não faltam folhas ou
anexos; numerar e completar a data, no original e nas cópias; separa original das
cópias; expedir o original, com os anexos se for o caso, malotes ou em mãos;
Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor
de arquivo.
c) Arquivar – a função primordial
dos arquivos é disponibilizar as informações contidas nos documentos para tomada
de decisão e comprovação de direitos e obrigações.
d) Empréstimo e consulta – sem
dúvida é uma das atividades nobre dos arquivos, pois todo o trabalho arquivístico,
do recebimento ao arquivamento, é desenvolvido visando à recuperação rápida e completa
da informação. De modo geral, os documentos só podem ser consultados ou cedidos,
por empréstimo, aos órgãos que os receberam ou produziram, aos órgãos encarregados
das atividades a que se referem os documentos e às autoridades superiores, na
mesma linha hierárquica.
e) Destinação – Há documentos que freqüentemente são usados como referência,
há outros aos quais se faz referencia com menos freqüência ou quase não são usados
e ainda aqueles que, após a conclusão do assunto, não sofrem nenhum uso ou
referência. Devido a essas diferenças relativas ao valor e à freqüência de uso
dos documentos, a avaliação, a seleção, a eliminação de documentos devem ser
cuidadosamente estudadas, planejadas e implantadas.
Documento sigiloso x
ostensivo: Se o
documento for sigiloso só serão registrados os dados básicos do recebimento e
em seguida o documento será encaminhado a pessoa a que se destina. O documento
ostensivo, por sua vez, pode ser aberto e o registro será de forma detalhada.
Neste caso verificasse os antecedentes a esse documento.
(CESPE/MEC/Agente
Administrativo/2009) Ao se proceder à abertura do envelope de uma correspondência,
deve-se observar se ele contém o comprovante de recebimento, para que seja
providenciada a devolução desse documento ao remetente.
Uso
de tecnologia na Arquivologia:
Tecnologia para a
mudança de suporte:
a)
Microfilmagem:
tem como foco a preservação, a fim de substituir (documento será descartado) ou
preservar;
No
processo de microfilmagem, pode ser utilizado qualquer grau de redução, desde que
sejam garantidas a legibilidade e a qualidade de reprodução das informações. A extração
de um filme cópia é medida de segurança obrigatória, assim como seu armazenamento,
que deve ser feito em local diferente daquele do filme original.
Decreto
1.799/96: Art. 5° A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme
original, com o mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança
e a qualidade de imagem e de reprodução.
b)
Digitalização:
tem como foco a acessibilidade. Documento produzido de forma digital é
diferente de documento digitalizado.
OBS.: As duas tecnologias refletem no
sentido de preservar o original uma vez que ele será menos utilizado.
OBS.: O sistema híbrido é a microfilmagem
+ digitalização, não importando a ordem dessas ações.
Dentre
as estratégias de preservação e manutenção que garantem a possibilidade de
acesso a documentos arquivísticos digitais, o uso de software que faz com que uma
tecnologia se comporte como outra é conhecido como emolução.
Análise do valor legal: a digitalização não tem uma
legislação que lhe dê valor legal. A microfilmagem por sua vez possui
legislação que lhe dá valor legal. Por fim, o documento produzido digitalmente
tem valor legal assegurado.
Elementos que devem ser
considerados:
a) Análise da relação custo/benefício.
b) Necessidade de organização da
documentação.
Preservação digital: vigilância tecnológica (hardware e
software).
Acondicionamento: é a embalagem ou guarda de documentos
para sua preservação. Trata-se de colocá-lo em uma embalagem (pasta ou caixa).
Armazenamento: é a guarda do documento propriamente
dita. É a colocação do documento no arquivo, seja ele o móvel, o prédio ou
parte dele, ou o depósito. Os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem
condições ambientais apropriadas às suas necessidades de preservação, pelo prazo
de guarda estabelecido em tabela de temporalidade e destinação.
As áreas de trabalho e de circulação de
público deverão atender às necessidades de
funcionalidade e conforto, e as de armazenamento de documentos devem ser totalmente
independentes das demais. Nas áreas de depósito (de documentos), os cuidados devem
ser dirigidos a: - evitar, principalmente, os subsolos e porões, em razão do
grande risco de inundações;
- prever condições estruturais de resistência a cargas; - ter limite de 200
m2 de área. - os depósitos deverão ser compartimentados. Os compartimentos
devem ser independentes entre si, separados por corredores, com acessos equipados
com portas corta-fogo e, de preferência, também com sistemas independentes de energia
elétrica, de aeração ou de climatização; - evitar tubulações hidráulicas,
caixas d’água e quadros de energia elétrica sobre as áreas de depósito; - evitar
todo tipo de material que possa promover risco de propagação de fogo ou
formação de gases, como madeiras, pinturas e revestimentos; - aumentar a resistência
térmica ou a estanqueidade das paredes externas, em especial daquelas sujeitas
à ação direta de raios solares, por meio de isolamento térmico e/ou pintura de cor
clara, de efeito reflexivo. Além dos recursos construtivos utilizados para amenizar
as temperaturas internas, sempre que for possível, posicionar os depósitos nos prismas
de menor insolação; - promover a ventilação dos ambientes de forma natural ou artificial,
inclusive com a disposição adequada do mobiliário, de forma a facilitar o fluxo
do ar; No planejamento do sistema de controle
climático dos ambientes do arquivo, é recomendável optar-se, preferencialmente,
pelos sistemas de climatização independentes que, ao contrário dos sistemas centralizados,
permitem a adoção de diferentes parâmetros de controle para os diversos ambientes
do arquivo, como os depósitos, as áreas de trabalho e as áreas de circulação de
público. - evitar a presença de pessoas em trabalho ou consulta
em tais ambientes; - manter suprimento elétrico de emergência.
Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, como mapas,
plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente, em mapotecas
adequadas às suas medidas, ou enrolados sobre tubos confeccionados em cartão alcalino
e acondicionados em armários ou gavetas.
à Nenhum documento
deve ser armazenado diretamente sobre o chão. Todos os materiais usados para o
armazenamento de documentos permanentes devem manter-se quimicamente estáveis ao
longo do tempo, não podendo provocar quaisquer reações que afetem a preservação
dos documentos.
Técnicas
de Restauração:
·
Banho de gelatina – mergulha-se o documento em cola específica,
aumentando sua durabilidade. Contudo é maior a possibilidade de ataque de
fungos e bactérias.
·
Tecido – utiliza duas folhas de tecido muito
finas, que são ligadas ao documento por uma pasta de amido, para reparar
pequenos danos.
·
Silking – variação do método anterior,
substituindo os tecidos por outros específicos (musseline de seda ou crepeline).
Estes têm maior durabilidade, mas devido ao uso da pasta de amido, suas qualidades
são um pouco afetadas. Além disso, o material muito específico o deixa com
custos altos.
·
Laminação – envolve o documento, nas duas faces,
em uma folha de seda e outra de acetato de
celulose. Em seguida coloca-se o documento em uma prensa hidráulica com
pressão entre 7 e 8 Kg/cm, e temperatura entre 145º a 155ºC. O método pelo qual se coloca a folha de papel a ser reforçada entre duas
folhas transparentes de termoplástico.
·
Laminação manual – variação do método anterior, acrescentando
acetona à folha de acetato de celulose.
·
Encapsulação – o documento é envolto em películas de
poliéster e fita adesiva de duplo revestimento. A técnica moderna empregada
para dar suporte e proteção aos documentos de papel, tecido e fotografias
frágeis ou submetidos a uso intensivo.
·
Reintegração ou Reenfibragem - processo pelo qual partes perdidas
da folha são reconstruídas com celulose nova. Nesta etapa é utilizado um equipamento,
que executa, por meio de sucção, o preenchimento de todas as áreas de perda de
suporte. O processo consiste em despejar no equipamento, uma solução de polpa e
água que, após sucção, se concentra nas áreas onde não há suporte (vazadas). Essas
áreas novas devem ter espessura igual à do original, mas com a tonalidade de cor
um ponto abaixo do tom original, para diferenciar as áreas novas da antiga.
·
Reintegração cromática é a cobertura com pigmento de cor e tom,
próximos do original, em áreas de remendo ou reforço. Ela é feita com
lápis-aquarela importado diretamente nas áreas em que é necessária uma
homogeneidade entre o antigo e o novo, para compor a estética do documento. Só
quando necessária.
·
Planificação é a prensagem do documento.
·
Montagem compreende a reorganização das
folhas conforme a sequência do original sobrepondo as folhas, obedecendo a ordem
de numeração do original.
·
Costura é feita em linha de algodão, em substituição aos grampos metálicos; compõe-se de
dois pontos de costura.
à Além da restauração e suas técnicas,
temos também como ações corretivas a desinfestação, que consiste no combate à atividade
de insetos (o método mais comum é a fumigação), a limpeza, que consiste na retirada
de sujeira com material específico, e o alisamento, que consiste em passar os documentos
a ferro para retirar marcas de dobras e facilitar a retirada de manchas. Dica de prova: O alisamento, a limpeza e a desinfestação NÃO SÃO técnicas de restauração!
Elas estão no mesmo patamar, e as quatro são atividades de CONSERVAÇÃO CORRETIVA!
Processo
de Recuperação: Arquivos, bibliotecas, centros de documentação e museus tem corresponsabilidade no processo de
recuperação da informação, em benefício da divulgação científica
tecnológica, cultural e social, bem como dos testemunhos jurídico e histórico.
Questões de Prova:
-
A definição da política nacional de arquivos públicos e privados, bem como a orientação
normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos do
arquivo são atribuições do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ;
- As
atividades técnicas ligadas ao processo de produção, tramitação, uso, avaliação
e arquivamento corrente e intermediário, com vistas ao recolhimento, à guarda ou
à eliminação, definem, de acordo com a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, a
gestão de documentos.
-
Cada instituição arquivística integrante do SINAR deve seguir as diretrizes e normas
estabelecidas pelo órgão central do sistema, embora mantenha a subordinação e vinculação
administrativa original;
- Microficha
é uma microforma em filme, cujas imagens ou fotogramas são dispostos em linhas
paralelas ou colunas.
-
Diplomática ciência documentária que estuda a estrutura formal dos atos escritos
de origem governamental e/ou notarial, dos documentos que, emanados de autoridade
suprema , delegada ou legitimadora são submetidos, para efeito e validade, á sistematização
imposta pelo direito.