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Redação Oficial

Conceito: maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações.

Características: uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade (padronização). Sendo a publicidade e a impessoalidade princípios fundamentais.

OBS.: Os princípios constitucionais da publicidade e da impessoalidade devem ser balizadores do padrão textual utilizado pelo poder público na redação de seus atos e comunicações (Agente AL – CESPE/2012).

OBS.: O vocativo Senhor deve ser usado nas comunicações oficiais dirigidas aos cargos de senador, juiz, ministro e governador, da seguinte forma: Senhor Senador, Senhor Juiz, Senhor Ministro, Senhor Governador. 

Tipos de expediente: ofício, aviso e memorando.

Aviso: expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia. Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas.

Ofício: expedido para e pelas demais autoridades e particulares.

Memorando: entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna. Segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.

Exposição de motivos: é o expediente dirigido ao Presidente da República ou ao Vice-Presidente para: a) informá-lo de determinado assunto; b) propor alguma medida; ou c) submeter a sua consideração projeto de ato normativo. Em regra, a exposição de motivos é dirigida ao Presidente da República por um Ministro de Estado. Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um Ministério, a exposição de motivos deverá ser assinada por todos os Ministros envolvidos, sendo, por essa razão, chamada de interministerial.

OBS.: O ofício, o memorando, o aviso e a exposição de motivos são expedientes que seguem a estrutura do padrão ofício, embora tenham finalidades distintas (Escrivão AL – CESPE/2012).

Requerimento: é o instrumento por meio do qual o interessado requer a uma autoridade administrativa um direito do qual se julga detentor. Seu fecho é composto pela expressão “Nesses termos, pede deferimento”.

Ata: registro sucinto de fatos, ocorrências, resoluções e decisões de uma assembléia, sessão ou reunião.

Mensagem: instrumento de comunicação entre os chefes dos Poderes.

Telegrama: trata-se de forma de comunicação dispendiosa aos cofres públicos e tecnologicamente superada.

Fax: para transmissão antecipada de mensagens e documentos urgentes, quando não é possível o envio deles por correio eletrônico. Não possui formalidades de formatação. Em caso de arquivamento deve ser arquivada cópia do fax.

Correio Eletrônico: principal forma de comunicação para transmissão de documentos, em virtude do baixo custo e da celeridade. Não possui formalidades de formatação, apenas deve ser utilizada a opção de visualização do destinatário, ou requerer durante o corpo do texto a confirmação de recebimento.

Diagramação: padrão ofício. Letra Times New Roman, 12 para texto, 11 citação, 10 para rodapé. Recuo de página de 2,5, margem E3,0 e D1,5. Espaçamento entre linhas simples com 6 pontos entre parágrafos, salvo no caso de não possuir esse recurso, pular uma linha entre os parágrafos. A impressão será em preto em papel branco, apenas gráficos e ilustrações serão coloridas. Poderão ser impressos frente e verso, com o modo “margem espelho”. Formato Rich Text. Nome do arquivo: tipo de doc. + número do doc. + palavras-chave do conteúdo.

Destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício deve ser incluído também o endereço.

Assunto: resumo do teor do documento

Texto: nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente (como ofícios, aviso e memorandos) deve conter a seguinte estrutura: introdução, desenvolvimento e conclusão. Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos. Nos textos de encaminhamento de documentos, no primeiro parágrafo deve constar o número do ofício em que foi requerido o documento.

Desfecho: O referido manual estabelece o emprego de dois fechos para comunicações oficiais: Respeitosamente, para autoridades superiores; e Atenciosamente, para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior. Tal regra, no entanto, não é aplicável a comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras (Agente PF – CESPE/2012).

Identificação do signatário:

(espaço para assinatura do remetente sem o traço)

Nome (o manual da presidência não traz que o nome deveria ser todo em maiúsculas)

Cargo da Autoridade (exceto se o Presidente da República)

OBS.: Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho.

OBS.: O Presidente da República precisa assinar o expediente, mas não precisa preencher seu nome ou cargo.

Local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita:

Brasília, 15 de março de 1991.

Forma de escrever: ressalte-se ainda que chavões, jargões, clichês e outras repetições supérfluas devem ser evitados, tais como:

- Aproveitamos o ensejo/a oportunidade;

- Estamos a sua inteira disposição para quaisquer esclarecimentos;

- Sem mais nada para o momento;

- Tem a presente a finalidade de;

- Vimos por meio desta;

- Outrossim/destarte/mui;

- De posse de seu ofício.

Ponto-e-vírgula: separa duas estruturas coordenadas já portadoras de vírgulas internas; e também usado em lugar da vírgula para dar ênfase ao que se quer dizer.

Dois- pontos: emprega-se este sinal de pontuação para introduzir citações, marcar enunciados de diálogo e indicar um esclarecimento, um resumo ou uma consequência.

Itálico e aspas: Nas comunicações oficiais, o uso de itálico em lugar de aspas é aceito para indicar, por exemplo, alíneas de textos legais, nomes de obras de arte, de publicações e de artigos, entretanto, não se considera adequada tal substituição para a indicação de citações textuais (Escrivão BA – CESPE/2013).

Ênclise: formas verbais do infinitivo pessoal, do imperativo afirmativo e do gerúndio. É obrigatória em início de frase.

Próclise: deve-se colocar o pronome átono antes do verbo, quando antes dele houver uma palavra atrativa: palavra negativa; pronome relativo; pronome interrogativo; conjunção subordinativa.

Ênclise: É inviável a ênclise com o particípio.

Homonímia: designação geral para os casos em que as palavras de sentidos diferentes têm a mesma grafia (homônimos homógrafos) ou a mesma pronúncia (homônimos homófonos). Paronímia designa o fenômeno que ocorre com palavras semelhantes (mas não idênticas) quanto à grafia ou à pronúncia.

Algumas paronímias:

Acerca de: a respeito de	A cerca de: a uma distância aproximada de
Acidente: desastre	Incidente: episódio
Aleatório: casual, fortuito, acidental	Alheatório: que alheia, que desvia, que perturba
Ao invés de: ao contrário de	Em vez de: em lugar de
Apreçar: por preço	Apressar: dar pressa a
Elidir: suprimir	Ilidir: contestar
Arrochar: apertar com arrocho. Apertar muito	Arroxar: tomar roxo
Auferir: obter, receber	Aferir: avaliar, medir, conferir
Cível: relativo à jurisdição dos tribunais civis	Civil: relativo ao cidadão

Expressões a evitar e de uso recomendável:

CORRETO	INCORRETO
À medida que/ na medida em que	À medida em que/na medida que
Em nível de – com relação a	Ao nível de/ A nível de – como com relação a
Haja vista	Haja visto
Em face de	Face a/ frente a (deve ser evitado)
Opor veto	Apor veto

O uso do gerúndio também deve ser comedido, principalmente quando surge em uma locução verbal. Segmentos como “estamos informando” pode ser escrito, de maneira concisa, assim: informamos. E o que dizer, por exemplo, dos famosos “Vou estar providenciando”, “Vou estar transferindo”, em que surgem a construção INFINITIVO + GERÚNDIO.

ITEM ERRADO: “Trechos com informações vagas, como “e de outros decorrentes de aposentadorias e vacâncias”, e com uso de tempo verbal de futuro, como “deverá ser publicado” e “disporá sobre”, provocam falta de clareza e concisão, características estas que devem ser respeitadas nos documentos oficiais”. A simples utilização de tempo verbal de futuro necessariamente não caracteriza falta de concisão. ITEM CERTO: “A impessoalidade que deve caracterizar a redação oficial é percebida, entre outros aspectos, no tratamento que é dado ao destinatário, o qual deve ser sempre concebido como homogêneo e impessoal, seja ele um cidadão ou um órgão público”. ITENS ERRADOS: “As comunicações oficiais devem ser padronizadas e, para isso, o uso do padrão oficial de linguagem é imprescindível”. “Segundo o Manual de Redação da Presidência da República, não existe um padrão oficial de linguagem que deve ser usado na redação de correspondências oficiais”.

OBS.: Não existe propriamente um “padrão oficial de linguagem”. O que há é o uso do padrão culto nos atos e comunicações oficiais.